Дата публикации: 05.06.2024
Время на прочтение:
Для любого проекта крайне важно держать сроки под контролем. Задержки неизбежно приводят к существенным финансовым потерям, нарушают целостность проектных решений и могут поставить под угрозу весь проект. Все стороны об этом знают, тем не менее большинство заказчиков сталкиваются с проблемами соблюдения графика работ на этапе проектирования объектов капитального строительства.
Причины задержек на стадии проектирования могут быть разными: от неопределённости с целями и бюджетом со стороны заказчика до недостатка опыта или ресурсов у проектировщика. Нередко в процесс вовлекаются третьи стороны, действия которых также способны затормозить проект.
В этой статье мы рассмотрим основные причины задержек на стадии проектирования ОКС, проанализируем их последствия и перечислим возможные способы минимизации пауз, отсрочек и срывов сроков.
Кто вызывает торможение проекта
Причины задержек при проектировании могут исходить от разных участников процесса. Рассмотрим основные факторы, тормозящие проект, со стороны проектировщиков, заказчика и третьих лиц.
Проектировщики
Наибольшая ответственность за сроки выполнения работ лежит безусловно на проектировщиках. Множество внутренних факторов, таких как недостаток опыта, слабая дисциплина и мотивация, неоптимальный размер организации, а также внешние условия, человеческий фактор и подходы к работе могут негативно сказываться на темпах проектирования со стороны проектной организации.
Перечислим возможные причины задержки работ по проектированию со стороны проектной организации.
- Для проектировщика темп не является приоритетом, он больше сосредоточен, например, на качестве или авторском стиле.
- Недостаток знаний и опыта — общего или в конкретном направлении.
- Отсутствие или несовершенство внутренних стандартов, процедур, систем управления.
- Низкая дисциплина или слабая мотивация специалистов.
- Неоптимальный размер — крупные бюро тормозит бюрократия, мелкие — дефицит ресурсов.
- Внутренние условия:
- временная нехватка ресурсов;
- высокая загруженность, выгорание специалистов;
- негибкость, сопротивление изменениям;
- нерешительность, излишние временные резервы;
- недостаток коммуникативного опыта.
- Внешние условия:
- уникальная задача без тривиального решения;
- микроменеджмент со стороны заказчика или руководителя проекта;
- многочисленные изменения;
- неэффективные каналы коммуникации;
- излишние и/или неэффективные встречи и совещания.
- Человеческий фактор:
- ошибки и недочёты на стадии проектирования;
- недопонимание между участниками проекта;
- личностные конфликты в проектной команде;
- смена ключевых специалистов в процессе работы.
Заказчик
Заказчик играет ключевую роль в успешной реализации проекта, и его действия могут как способствовать соблюдению сроков, так и существенно их нарушать.
Рассмотрим наиболее типичные причины задержек, исходящие от заказчика.
- Нечёткая формулировка целей, задач и ожидаемых результатов проекта. Отсутствие единого видения конечного продукта приводит к частым пересмотрам и изменениям в процессе работы.
- Неимение согласованных приоритетов в рамках проекта. Неопределённость с тем, что является первоочередным, затрудняет принятие решений проектной командой.
- Неясность с бюджетом и финансированием. Задержки в выделении средств или необходимость их жёсткой экономии вынуждают проектировщиков корректировать подходы.
- Низкая скорость принятия решений. Долгое согласование изменений, комментариев и пожеланий заказчика замедляет темп работ.
- Недостаток опыта в управлении проектами у представителей заказчика. Неумение правильно организовать процессы ведёт к нарушению сроков.
- Расплывчатая или нестабильная организационная структура заказчика. Частая смена ответственных лиц, дублирование функций, размытость полномочий усложняют взаимодействие.
- Отсутствие внутренних процедур и правил для нетипичных ситуаций, требующих оперативного реагирования.
- Недоступность лиц, принимающих ключевые решения, затягивает процессы утверждения и согласования.
Третьи лица
Процесс проектирования объектов капитального строительства (ОКС) не ограничивается лишь взаимодействием заказчика и проектировщика. Для предотвращения задержек необходимо учитывать интересы всех причастных сторон и эффективно координировать их действия.
Наиболее распространённые факторы, провоцирующие простои, связаны со следующими третьими лицами:
- собственником или владельцем здания/участка;
- управляющей или эксплуатирующей организацией;
- соседствующими объектами и соседями;
- уполномоченными государственными органами;
- подрядными организациями, выполняющими работы;
- привлечёнными консультантами.
Форс-мажорные обстоятельства
Негативное влияние на сроки проектирования могут оказывать внешние, непредвиденные и неконтролируемые факторы, такие как:
- стихийные бедствия (наводнения, землетрясения, ураганы и т. д.);
- политическая нестабильность, социальные волнения;
- введение новых законодательных норм и правил в процессе проектирования;
- пандемии и эпидемии, карантинные меры;
- резкие колебания курсов валют, инфляция.
Последствия задержек при проектировании
Задержки в проектировании могут иметь катастрофические последствия для всего проекта. Несвоевременная выдача документации, переделывание проектов и срыв сроков строительства — это лишь вершина айсберга.
- Простой строительной площадки и продление сроков аренды оборудования.
- Оплата процентов по кредитам и дополнительные расходы на рабочую силу, транспортировку и хранение материалов.
- Изменение цен на строительные материалы и услуги в результате задержек.
- Переделка проектной документации и переработка строительных работ.
- Изменение конфигурации здания.
- Увеличение затрат на ремонт и обслуживание здания в будущем из-за некачественного проектирования или поспешных решений.
- Невозможность сдачи объекта в срок и соответствующие финансовые потери.
- Штрафы со стороны заказчика, государственных органов и других сторон.
- Судебные иски от заказчика или других сторон.
- Недоверие со стороны заказчика и утрата будущих контрактов.
- Ухудшение репутации проектной организации и ее конкурентоспособности.
- Снижение уровня доверия клиентов к бренду компании.
- Смена подрядчиков, проблемы со связью, координацией работ и качеством выполнения.
- Невозможность своевременной доставки материалов и, как следствие, простой строительной площадки.
- Снижение мотивации команды проекта, ухудшение качества работ и дальнейшие задержки.
- Утрата конкурентных преимуществ перед конкурентами, негативное влияние на бизнес.
Таким образом, задержки в проектировании могут привести к значительным финансовым, операционным, репутационным и стратегическим рискам, что подчеркивает важность своевременного выполнения работ и соблюдения сроков.
Способы минимизации задержек проектирования ОКС
Для заказчика:
- Чёткая формулировка целей, задач и ожидаемых результатов проекта на начальном этапе. Обеспечение единого видения конечного продукта.
- Определение приоритетов проекта и порядка принятия решений. Закрепление ответственных лиц с соответствующими полномочиями.
- Заблаговременное планирование бюджета и графика финансирования проекта.
- Привлечение опытной команды для управления проектом.
- Создание чёткой организационной структуры с распределением обязанностей и ответственности.
- Разработка внутренних процедур и правил для нестандартных ситуаций, требующих оперативного реагирования.
- Обеспечение своевременного доступа к лицам, принимающим ключевые решения.
- Заблаговременное согласование условий взаимодействия с третьими лицами (собственниками, госорганами, подрядчиками и т. д.).
- Предварительное резервирование времени в графике проекта.
Для проектной организации:
- Внедрение системы управления проектами с чёткими внутренними стандартами и процедурами.
- Повышение квалификации специалистов, обучение и наставничество.
- Оптимизация размера организации и распределения ресурсов.
- Создание эффективной системы мотивации сотрудников.
- Внедрение гибких методологий управления проектами и принятия решений.
- Развитие коммуникативных навыков и навыков взаимодействия с заказчиком.
- Формирование проектных команд с учётом личностной совместимости участников.
- Резервирование дополнительных ресурсов на случай форс-мажорных обстоятельств.